Résumé de section

  • La numérisation des fonds cartographiques est importante pour préserver et rendre accessibles des documents souvent uniques et fragiles. Voyons les étapes essentielles de ce processus, de la préparation initiale au contrôle qualité final, en passant par la planification et la réalisation de la numérisation.

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    • Préparation initiale

      Avant toute démarche de numérisation, certaines étapes du traitement documentaire doivent être achevées :

      • Réaliser un inventaire complet du fonds ;
      • Effectuer un classement des documents ;
      • Attribuer un identifiant unique (ou cote) à chaque item destiné à la numérisation.

      Pour illustrer ceci, voici une représentation visuelle de la structure hiérarchique d'un fonds cartographique de la Guyane. L'arborescence et les identifiants montrent une organisation en différents niveaux de classification, du fonds principal jusqu'aux sous-catégories spécifiques (ici en cohérence avec le standard de description utilisé : l'EAD).

      📁 Fonds Guyane (FR_R_GUF_Q1)
      Cartes anciennes (FR_R_GUF_Q1_01) └── (Contenu des cartes anciennes)
      Cartes administratives (FR_R_GUF_Q1_02)
      Cartes administratives au 1:100.000 (FR_R_GUF_Q1_02_01) └── (Liste des cartes au 1:100.000)
      └── (Autres échelles de cartes administratives)
      └── (Autres catégories de cartes)

      Cette structure permet :

      • Un inventaire clair et organisé
      • Un classement logique et hiérarchique
      • Une identification unique pour chaque niveau de la collection

      Ce système facilite la gestion, le repérage et la numérisation des documents en offrant une structure cohérente et évolutive.

    • Restauration des cartes

      Il peut être nécessaire de restaurer des cartes avant numérisation. Les scanners impliquent souvent de faire passer la carte entre deux « plaques » (aller/retour).

      La restauration peut inclure la réparation des bords, le doublage papier, l'effacement des pliures, le nettoyage de parties collantes, etc.

      Personne en train de restaurer une carte ancienne abîmée.

      Crédit photo : Philippe Laymond - CC BY-SA


      Ce travail peut être externalisé dans un atelier de restauration de documents patrimoniaux (par exemple les ateliers de la BnF). Dans certains contextes de travail on va établir des « constats d’état » avant numérisation, pour éviter tout litige.

    • Quantification du fonds à numériser

      À cette étape, on peut aussi quantifier précisément le fonds à numériser. Cette évaluation peut se faire de deux manières : en comptant le nombre de documents individuels et en mesurant la taille de chaque carte.

      Cette quantification est particulièrement importante si le prestataire base sa tarification sur le volume à traiter. En ayant une estimation précise de l'ampleur du fonds, que ce soit en nombre de pièces ou en volume, il est possible d'évaluer plus efficacement le coût global de l'opération de numérisation et planifier adéquatement les ressources nécessaires.

      Tiroir contenant plusieurs cartes.

      Crédit photo : Caroline Abela - CC BY-SA

    • Élaboration d'un cahier des charges

      Que l’on s’adresse à un service interne ou à un prestataire, il est nécessaire d’élaborer un document de suivi ou cahier des charges qui détermine :

      • la liste des items à numériser, 
      • leur état, 
      • le format numérique et la résolution attendus, 
      • le support d’enregistrement, 
      • le nommage des fichiers.

      Ci-dessous un exemple de cahier des charges pour un projet de numérisation, montrant comment les différents éléments à numériser sont listés et comment leur progression est suivie tout au long du processus.

      Exemple de cahier des charges pour la numérisation de documents cartographiques
      Fichier brut (scan) Niveau (plan de classification) Titre Traité par N° inventaire Contrôle qualité Fichier image renommé
      Niger 1 <collection> Niger : Cartes anciennes CL 1 Oui FR_R_NER_D04_01
      Niger 2
      		 <série> Niger : Cartes anciennes au 1:500.000 CL 2 Oui FR_R_NER_D04_01_01
      Niger 3
      		 <item> Mission de Timbuktu N°1 CL 3 Non FR_R_NER_D04_01_01_01
      Niger 4
      		 <item> Mission de Timbuktu N°2 CL 4 Non FR_R_NER_D04_01_01_02
    • Dispositif de numérisation avec un livre ancien ouvert sur support en V.

      Fabrice Zambau - SCOOP, Université de Bordeaux

      Une fois le cahier des charges établi et le processus de numérisation lancé, le travail est loin d'être terminé.

      En effet, la transformation des documents cartographiques en fichiers numériques n'est que la première étape d'un processus plus large. Après avoir suivi méticuleusement les spécifications définies dans le cahier des charges, il faut s'assurer que le résultat final répond aux attentes et aux normes de qualité.

      C'est pourquoi les étapes qui suivent la numérisation proprement dite sont tout aussi importantes que le processus lui-même. Penchons-nous maintenant sur ces étapes essentielles que sont la sauvegarde des fichiers numériques et le contrôle qualité, garantissant la pérennité et l'utilisabilité des collections numérisées.

    • Post-numérisation : sauvegarde et contrôle qualité

      Une fois la numérisation des documents cartographiques achevée, deux opérations s'imposent pour garantir la pérennité et l'utilisabilité de la collection numérique : la sauvegarde des fichiers et le contrôle qualité. Ces étapes sont essentielles pour assurer que le travail de numérisation n'a pas été vain et que les documents numérisés seront accessibles et utilisables à long terme.

    • Réception et sauvegarde des fichiers numériques
      Réception des lots numérisés
      • Vérification des documents physiques retournés
      • Réception des fichiers numériques correspondants
      Sauvegarde des fichiers numériques
      • Mise en place d'une stratégie de sauvegarde robuste
      • Création de copies de sécurité sur différents supports
    • Contrôle qualité

      Le contrôle qualité est un processus rigoureux qui comprend plusieurs aspects :

      • Vérification de l'intégrité du fonds

        S'assurer que tous les documents prévus ont été numérisés et vérifier la correspondance entre les documents physiques et numériques.

      • Renommage des fichiers

        Vérifier que les fichiers sont nommés selon les conventions établies et effectuer les corrections nécessaires si besoin.

      • Évaluation de la qualité de numérisation

        Contrôler la résolution, la netteté, la fidélité des couleurs et vérifier l'absence de défauts comme les plis, ombres ou distorsions.

      • Vérification de la conformité des formats

        S'assurer que les formats utilisés sont conformes aux spécifications et aux principes FAIR. Utiliser des outils comme facile.cines.fr pour la vérification.

    • Maintenant que nous avons exploré en détail les étapes de la numérisation de fonds cartographique, de la préparation initiale au contrôle qualité final, une dernière question se pose : que faire de ces ressources numériques fraîchement créées ?

      La numérisation n'est en effet que le début d'un nouveau chapitre dans la vie des documents cartographiques. L'étape suivante, tout aussi importante, est de les rendre accessibles et utiles au public. C'est là qu'entre en jeu la diffusion des fonds numérisés.